パソコンの前でショックを受けている男性

今や転職活動において、メールは必要不可欠のものとなりました。

電話より気軽に連絡ができるメリットはあるものの、注意点もたくさんあります。

たとえば、採用担当者はあなたから届くメールの内容から、社会人としての常識の有無があるかをチェックしています。

メールの書き方次第では不合格に直結してしまうこともあります。

そこで今回は、転職活動中に注意すべきメールの返信内容を取り上げていき、正しい返信のポイントをご紹介します。

転職活動中に注意すべきメールマナー

パソコンの前で考え込んでいる女性

転職活動におけるメールは、当然のことながらビジネスメールの一環です。

重要な取引先にメールを送るときと同様に、いくつか押さえておくべきマナーが存在します。

そして企業によって基準は異なるものの、メールの返信内容も選考の対象になります。

特に内定が間近になっている場合ほど注意が必要です。

ではどのようなポイントを注意すべきなのか、順を追って解説していきます。

基本的な考え方

転職活動中、選考中の企業とメールでやりとりをする際は、簡潔でわかりやすい表現であることが必要です。

また、メールの返信はなるべく24時間以内に行いましょう。

すぐに回答できない場合は、「○日までにご連絡します。」と、いつごろ回答できるかを明示しておくと良いでしょう。

突然連絡が途絶えてしまうと、選考に進む意志がなくなったのだと判断される恐れがあります。

何らかの事情ですぐに連絡できないときは、事前に担当者へ伝えておきましょう。

件名を書く際のポイント

メールを返信するときの件名は、企業から送られた件名の前に「Re:」が自動的につきます。

基本的にここから変更する必要はありません。

件名を変更しても良い場合は、以下のようなケースです。

  • 何度かやり取りをして、「Re:」がたくさんついてしまった場合は1つにする
  • 何らかの回答を求められている場合等、件名を見ただけでもわかるようにしたい場合
  • 丁寧に対応したい場合は、ご自身の名前を書いても良い

いずれの場合でも、考えるべきポイントは相手にとってわかりやすいかどうかです。

忙しい採用担当者にとって、意図が伝わりづらいメールほど厄介なものはありません。

メール本文を書く際のポイント

自宅でパソコンを見ている女性

メール本文の書き方は、以下の通りとなります。

まず、冒頭に送付先となる採用担当者の社名・部署名・氏名を記入し、あいさつ文を記入します。

その後、本題についての記入となります。

ビジネス文書ですから、要件をわかりやすく簡潔に伝えましょう。

結論から記載することも良い方法です。

また採用担当者からの質問にきちんと回答できているかどうかも大切です。

記入すべき事項を書き終えたら、結びの挨拶を記入し、署名を入れます。

送られてきたメール本文は消さない

メール返信のボタンを押すと、応募先から送られてきたメール本文がそのまま残るような設定がされていると思います。

このメール本文はそのまま残しておくのがベストです。

メール本文を残しておくことにより、どのような問い合わせをしてどのような回答が返ってきたか、応募先の採用担当者も簡単に照合することができます。

これは採用担当者の仕事の迅速化と、双方が確実なコミュニケーションを取ることに役立ちます。

残しておくのは失礼だと勘違いして消してしまう人もいますが、元々の本文は残しておくのがマナー、間違えないように気をつけましょう。

署名を入れる際のポイント

メールの最下部には署名を入れますが、いくつかのポイントがあります。

枠に使う文字は絵文字ではなく、「——」や「======」といった、シンプルな文字で囲むようにしましょう。

絵文字や顔文字は、ビジネス文書においては不適切です。

その上で、以下の内容を記載します。

  • 氏名(読みにくい文字の場合はふりがなもつける)
  • 郵便番号
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

なお、在職中の会社の住所や電話番号、メールアドレスを記入してはいけません。

個人のものを記入しましょう。

返信内容で不採用の判断がされることも

頭を抱えているスーツ姿の男性

企業とやりとりしたメールは、電話でのやり取りと同じように、選考内容に含まれると考えましょう。

そのため、ビジネスマナーをわきまえないメールを送信していると、不採用になってしまうかもしれません。

ちょっとしたミスで不採用になってしまうことは大変悔しいものですから、以下のポイントを押さえて、間違ったメールを送らないように心掛けましょう。

メール送信前のチェックポイント

メール送信前には、以下の点をチェックしておくことが必要です。

  • 内容に誤りが無いか(たった1文字の違いで意味が変わることもありますので、細部まできちんとチェックを)
  • 件名は適切か
  • 送付先メールアドレスが正しいか(返信なので基本的に誤りはないはずですが、念のためチェックを)
  • 採用担当者からの質問に回答できているか
  • メールの本文は見やすいか
  • 太字などの修飾は外しているか
  • 敬語の使い方は正しいか
  • ファイルを添付する必要がある場合は、正しいファイルが添付されているか

スマホからメールを返信することも多くなりましたが、簡単に送信できる分、ミスも発生しやすくなっています。

敬称を書き忘れていたり、採用担当者の漢字表記を間違えていたり、ちょっとしたケアレスミスで自分の印象を悪くしてしまうのはもったいないです。

迷惑メールと間違われないための注意点

せっかく良い内容のメールを書いても、件名が悪いと迷惑メールとして扱われる危険性もあります。

返信メールですから基本的には件名を変更する必要はありませんが、以下のような場合は、適宜修正すると良いでしょう。

  • お世話になっております
  • 先日メールした件です
  • 確認をお願い申し上げます
  • ご連絡いたします
  • 返信をお願いいたします

繰り返しになりますが、件名をパッと見て何のメールなのか瞬時に判断できることがベストです。

元々の件名がわかりづらいものだったのなら、相手に伝わりやすい件名に修正して返信しましょう。

在職中の会社のメールアドレス使用は厳禁

在職中の方が転職活動する場合には、勤め先の会社のメールを使ってはいけません。

退職を切り出す前に転職活動がわかってしまうと、活動に支障が出てしまいます。

さらに応募先企業に対して情報漏えいをしてしまう危険性もあります。

もちろん応募先企業もこの行動に対し、良いイメージを持たないでしょう。

そこそこ大きな会社であれば、社員のメールは情報セキュリティの担当者がすべてチェックしている場合もあります。

会社に知られたくないことは、会社のメールアドレスを使ってやりとりしないのが社会人の常識です。

このため転職活動は個人のメールアドレスを取得して行ってください。

できれば、転職活動専用のメールアドレスを取得すると良いでしょう。

ビジネスメールが苦手な人の対処法

会議室でスマホをチェックする中年男性

技術職や研究職として働いている方の中には、外部の人とあまりビジネスメールのやり取りをしない方も少なくありません。

そのため、ビジネスメールが苦手な方もいるでしょう。

リクナビネクストやdodaなどの大手転職サイトなどでは、転職活動に関わるメールの書き方が詳しく紹介されています。

書店でもビジネスメールの書き方に関する本はたくさん販売されていますし、ネットで検索すればいくらでも情報は見つかります。

自分に合った参考資料を活用し、メールマナーを習得すると良いでしょう。

なお転職エージェントを利用している場合は、担当のキャリアアドバイザーに相談してみることも1つの方法です。

メールマナーを身に着けて希望の転職先へ

満面の笑みで仕事中の女性

今回は転職活動中はメールであっても選考の対象になること、そのため返信内容には注意が必要であることをご紹介しました。

転職活動で使うメールマナーは、決して特別なものではありません。

多くの企業では日常的にメールを使用していますから、転職活動中に身に着けたメールマナーは転職後も役立ちます。

今までメールをあまり使わず苦手意識を持っていた人も、この機会にぜひメールマナーを身につけていただき、希望の転職先で活躍されることを願っております。

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