デスクに置かれたノートパソコン

あなたはパソコンの操作は得意ですか?

今の時代、事務系の仕事やオフィスワークで働くならパソコンスキルは必須。

経験がある方ならまだしも、今まであまりパソコンを触ってこなかった方だと、大変な思いをした方も多いことでしょう。

このページでは、オフィスワークで必要性を強く感じたパソコンスキルについて、社会人100人にアンケートを実施した結果を掲載しています。

事務系の仕事に興味がある方、パソコンスキルに不安がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

オフィス系ソフトの操作スキル

打ち合わせ中の男女

オフィスワークで必要なパソコンスキルといえば、やはりオフィス系ソフトの操作スキルですね。

なかでも重宝するのがエクセルの操作スキル。

今回のアンケートでも、予想通りエクセルの回答がもっとも多かったです。

どの程度までエクセルをマスターすればいいのか、寄せられたアンケート結果を見ていきましょう。

エクセル

Excelスキルです。ちょっとした報告事から集計まで、何から何までExcelファイルで送るという作業がついてまわります。(30代 女性)

エクセルの使い方を学生のうちにもう少し勉強しておくべきだったと思いました。(30代 女性)

エクセルの使い方が全く分からず、覚えるまでとても苦戦しました。(30代 女性)

事務仕事はエクセルを使うことが多かったので、はじめは、表の作り方、計算式の作り方など、初歩的なことができなくて、とても困りました。しっかりできるようになっていればよかったと後悔しました。(30代 男性)

新卒の時に自分のエクセル能力が低すぎて任された表を作れないことがあった。とても悔しかったのでエクセルを猛勉強した。(30代 女性)

基本的なExcelの使い方がでくなくて、迷惑をかけました。結果、色々できなくて辞める事になりました。(40代以上 女性)

エクセルでの資料作りの際、エクセルの奥が深すぎて全く資料作りが進まなかった時(20代 男性)

エクセルの機能をある程度わかっていないと、書類ひとつ作れないので、エクセルの知識は必要です。(20代 女性)

ワードはそこそこ使えたのですが、エクセルが思っていた以上に使えなかったので苦労しました。(30代 女性)

作業効率を上げるためにエクセルをもっと勉強しておけばよかったと後悔しました。(20代 女性)

excel。自分自身は仕事をしながら勝手に覚えたが、退職時に年配の後任者へ引き継ぐのに苦労した。(30代 女性)

エクセルに強いと良いと思います。文字と数字をひと目で把握できる書類を作るといった時、必要になるスキルだと思います。(40代以上 女性)

エクセルの経験について教えてください

と面接官から質問されたとき、あなたはどう回答しますか?

エクセルのスキルについて話すときは、どの程度まで操作できるか具体的に伝えることが大切。

目安となる操作スキルについて、細かく見ていきましょう。

表計算

エクセルの表計算や並び替えなど。最初の頃は、いちいちパソコンで検索して試行錯誤していました。ただ、5年程経った今でも、わからないことがでてきたりします。(20代 女性)

会社の事務作業で、マスターしておきたいのはエクセルであります。表計算や合計を求めたり、平均値を求める計算式などは、必ずと言って良いぐらい覚えておかなければなりません。(40代以上 男性)

ワードは何とか使えてもエクセルが苦手で苦労しました。製造業のお仕事だと特にエクセルでデータを表にすることが多くて会社のデスクにこっそりとエクセルの使い方の本を忍ばせてお仕事していました。(30代 女性)

エクセルの表作成は出来て当然という前提で指示が来るので、本を買って勉強しました。(40代以上 女性)

エクセルの表計算やワードの基本的な使い方はきっちり学んでいた方が効率よく作業できて便利だと思います。(20代 女性)

エクセルやワードで使いこなすまでのスキルは必要ないですが、表を作るのに少しでも早く作れるコツなど知っていると便利です。(20代 女性)

表計算はエクセル操作の基本中の基本。

「別に表を作ればいいだけでしょ?」と甘くみてはいけませんよ。

罫線ひとつで、エクセルの習熟度が問われるといっても過言ではありません。

単純に思えますが、実は奥深いところに要注意です。

グラフ作成

エクセルの表グラフ・表計算はできないと事務員の仕事は勤まらない。(40代以上 男性)

エクセルの様々な計算式が全く分からず、計算を出す時やグラフ作成等に苦労しました。(40代以上 女性)

Excelの関数は、身につけておくべきです。売上の平均を出して欲しいと言われた時に、グラフ作成したら、大変喜ばれました。(40代以上 女性)

グラフの作成についても、ビジネスセンスが問われます。

棒グラフひとつにしても、さまざまな種類がありますよね。

「折れ線グラフのほうがわかりやすいのでは?」

「円グラフのほうが比較しやすいかも」

考え出すときりがありません。

少なくとも「なぜそのグラフを選んだのか」と上司から問われたときに、きちんとあなた自身の考えを伝えられるようにしておきましょう。

関数

タイピングはできたが、Excelを日常的に使う職場だったので、関数のかけ方が分からなくて大変だった。(20代 女性)

エクセルの関数をもっと勉強しておけばよかった。自作は出来ずいつもコピペしていた。(40代以上 女性)

1セルごとの関数が非常にややこしいことになっており、部署ごとに、計算式が異なっていたのです。分からないことだらけになってしまい、上司にことごとく叱られたことを今でもよく覚えています。(30代 女性)

エクセルの関数を簡単なものしか覚えておらず、複雑な関数が作れないのでいつも修正が必要になったり時間が掛かったので、もっと関数を覚えておけばよかったと思います。(30代 男性)

パソコンの操作で苦労したことは、エクセルの関数です。大学時代はワードばかり使っていたのですがいざ社会に出てみると私の仕事はエクセルを使うことばかり。今更ながら勉強不足を認識してます。(30代 女性)

ブイルックアップなどの関数が全然わからなくて苦労しました。(30代 女性)

関数がさっぱりわからなくて大変でした。売上や商品のリストを任されたのに、関数を使わずに全部手打ちで作ってしまって、見かねた上司に派遣会社のExcelトレーニングを受けてくるよう言われて勉強しました。(30代 女性)

ExcelとWordに関しては、一通り出来ると思っていたが、やはり関数を使うデータ処理はもっと勉強しておけば良かったと思った。(40代以上 女性)

Excelの関数を事前に知っておけば良かったと思いました。学生時代にExcelを使用したことがなかった為、関数を知らず、インターネットで毎回使いたい関数を調べていたので作業に時間がかかりました。(30代 女性)

エクセルの基本的な関数(vlookup,hlookup,trim,ifなど)を知らなさすぎて苦労しました(20代 女性)

エクセルで多くの人がつまづくポイントといえば、そうです関数です。

慣れてしまえば業務効率化につながりますが、最初は苦労する方も多いですね。

SUMやAVERAGEといった四則演算の関数からはじめて、VLOOKUPやifなど、集計業務に役立つ関数もマスターできると、少なくとも初心者と思われることはありません。

すべての関数を把握する必要はないので、業務で活用できそうな関数はいくつかマスターしましょう。

マクロ

Excelのマクロ計算の作成スキル。抽出作業をする時にExcelのマクロを組むスキルが無かったので、毎回別部署の出来る人に依頼しなければならなく面倒だったので。(30代 女性)

基本的なエクセルの知識、操作から、マクロのような専門的な操作(30代 女性)

簡単なマクロの作成です。事務職はマクロが作成できれば多くの仕事を自動化できると感じます。(30代 男性)

会社によって、Excelを使ってのデータの取り方が違う為計算式やマクロの組み方がある程度分かっていた方が良いと思いました。事務系の仕事はパソコンを常に使用するのでタイピングなども必要、逆にWordをあまり使わなくなりました。(30代 女性)

マクロまでマスターできれば、エクセルスキル上級者と名乗っても怒られることはないでしょう。

ただ、マクロまで求められる職場はそこまで多くありません。

身につけて損をすることはありませんが、少々難易度が高いため、マクロまで学ぶ必要があるのかはよく考えてくださいね。

パワーポイント

パワーポイントが使えなくて、プレゼンの資料を作ることができなかった。(30代 女性)

プレゼンをわかりやすくするためにエクセルの表・グラフ作成機能やパワポは最低限出来るようでないといけません。(30代 女性)

パワーポイントです。メール、ネット、タイピング、エクセル計算さえできればいいと思っていたら甘かったです。現在ついている医療事務職ではその基本操作だけでも問題ないですが、企業の事務職として働いてきた時のプレゼン資料作りの時にかなり苦労しています。(30代 女性)

パワーポイントで資料の作成を頼まれたが、それまでパワーポイントを使用したことがなかったので悪戦苦闘した。(40代以上 女性)

エクセルほどの回答数はなかったものの、パワーポイントで苦労した人も少なくないようです。

たとえば、営業職や営業事務として働く場合、企画書や提案書の作成でパワポを使うことは多くなるでしょう。

経営企画や経理部、人事部などでも、資料作成でパワーポイントのスキルが必要になる場面があります。

単純に操作方法を覚えるだけではなく、資料としての見やすさや伝わりやすさといったデザインセンスを問われるのがツラいところです。

ワード

ワードの使い方がわからず、なかなか資料を作成できなくて怒られました。(40代以上 女性)

ワードのスキルは書類作成の際に必要だと思いました。文書作成の機会が多いからです。(30代 男性)

今回のアンケート結果では、ワードの操作方法で困った人は圧倒的に少数派でした。

エクセルで代用できることも多く、「うちの職場ではワードは一切使わない」という会社も少なくありません。

文章の校正ツールや差し込み印刷などもマスターすると役立つ場面は多いので、必要性に応じてワードの練習も進めておきましょう。

アクセス

Accessのスキルは必要と思いました。扱える人があまりいないので重宝されますし、データの分析がしやすいので使いこなせるようになれば仕事の幅も広がります。(40代以上 男性)

どのような企業でもある程度のデータ量を扱っていますが、公的な企業になればなるほど紙媒体なことがあるので、整理するという意味でaccess は必要だと思います。(30代 男性)

アクセスのスキルについての回答もほとんどありませんでした。

データ分析などの業務に携わっているとアクセスを扱うことも多くなりますが、「まったく触ったことがない」という人が多いのも事実。

「アクセスをマスターしています」というと一部の職場ではかなり重宝されるので、興味がある方は勉強してみてください。

業務効率化に直結するテクニック

ベンチャー企業のオフィス

あなたはどれくらいの早さでタイピングができますか?

事務仕事で役立つパソコンスキルといえば、オフィス系ソフトの操作スキルだけではありませんよね。

ブラインドタッチやショートカットキーの活用についても多くの声が寄せられました。

それぞれの回答を見ていきましょう。

ブラインドタッチ

入社してすぐは両手でタイピングできなかったので、せめてそれくらいは学生時代に習得しておくべきだったと思いました。(30代 女性)

タイピングがあまりにも遅かったのでもっと練習しておけばよかった。(20代 男性)

パソコン入力に慣れていなかったので、タイピングに時間がかかり、入力に手間取り苦労した。(20代 女性)

タイピングスキル。ブラインドタッチが出来た方が仕事が早く終わる。(20代 女性)

ブラインドタッチは早めに出来ておいた方が良いです。資料を見ながらタイピングしたり、人の話を聞きながらメモとしてタイピングするときに重宝します。(30代 男性)

ブラインドタッチをしっかりと身につけておけば良かったと痛感しました。また、パソコン操作中のトラブル等々にすぐに対応できるよう、ある程度の対処法はきちんと勉強しておくべきでした。(30代 女性)

タイピングが遅くて迷惑をかけた記憶があります。ブラインドタッチができるようになってからやっと自信がついてきて、スピーディーに業務をこなせるようになりました。今ではタイピングの速さはとても自信があります。(20代 女性)

キーボードを見ながらのタイピングでもスピードに問題はないと思っていたが、ブラインドタッチが出来ないと説明を聞きながらタイピングしたりが出来ず困ることが多い。(20代 女性)

電話で聞いたことをエンジニアや営業に文章を起こしてメールで送る作業をするのですが、ひっきりなしに電話が来るので電話を終えてから打つのでは追いつかないので、話を聞きながらキーボードを打つスキルが必要と思いました。(30代 男性)

正確に入力するとタイピングが遅い。タイピングを急ぐと入力ミスをする。もっと勉強しとけば良かったです。(40代以上 女性)

文章を書くのが遅すぎてブラインドタッチすら程遠く、小さいときからパソコンをさわっておけばよかった(30代 男性)

PCのタイピングをブラインドタッチで操作できないので最初はスピードが遅く苦労した。(30代 男性)

最初は、キーボードを見ながらしかタイピングが出来ず、仕事が全然終わらなかったので困りました。(30代 男性)

パソコンの扱い方は多少慣れ親しんでいたので大丈夫だと思ってましたがタイピングが自分が思ってるよりも他の人よりも遅く、苦労しました。(20代 女性)

ブラインドタッチができなかったので、パソコンで文字を打つのが遅くて困りました。(20代 女性)

ローマ字の勉強は学生時代にしっかりした方がいいように感じました。入力も両手の人差し指で頑張る方を見かけるので、ブラインドタッチが出来なくても他の指も使えた方が入力速度が上がると思います。(20代 女性)

タイピングが早いことが求められるので、テンキーを使えるようになった方がいいとわかりました。(20代 女性)

なんと言ってもまずはブラインドタッチでしょう。入力は数を打てば必ず早くなるので仕事をしているうちに早くなりますが、入力だけでも早くできれば少しは自信になります。(40代以上 女性)

タイピングスピードは仕事の早さに直結します。

メールの返信を書くときも、ワードで文書を作成するときも、上司へ提出する始末書を書くときも。

頭に思い浮かんだことを瞬時にタイピングできれば、あなたの残業時間を少なくとも数%は減らせることでしょう。

無料でタイピングの練習ができるサイトはたくさんあるので、時間が空いたときにゲーム感覚で練習してみてください。

タイピングは練習量がものをいいますよ。

ショートカットキー

事務系でパソコンを使う場合、先ず、CTRL+CとCTRL+Vは真っ先に覚えるべきです。作業時間が変わります。(40代以上 男性)

ショートカットの方法。時間の節約になって仕事が早く片付くので便利で必要なスキルだなと感じました。(20代 女性)

入社当初はショートカットキーに関して知識がほとんどなく、パソコンでの作業に無駄に時間がかかってしまった。(20代 女性)

ショートカットキーがほとんど知らなくて、資料作成の作業が遅かったこと。(20代 女性)

ショートカットキーが全然分からなくて、資料作成などの作業に時間がかかってしまった。(30代 女性)

パソコンを使う仕事を始めたばかりのとき、ショートカットキーを使いこなせず作業がめちゃくちゃ遅かったです。「早くしてと」か「そんなこともわからないの」と毎日言われ続け心が折れてました。(40代以上 女性)

マウス操作が減り、便利なのでもっと早くショートカットキーを覚えておけばよかったと思いました。(20代 女性)

ショートカットキーも業務効率化には欠かせないツールですね。

作業中のファイルを保存するとき、いちいちマウスを動かしてポチポチしていると、それだけで「仕事ができない人」と思われてしまいます。

仕事が速い人はもれなくショートカットキーをフル活用しているので、少しずつでも身につけていきましょう。

オフィスワークにパソコンスキルは必須

パソコンが得意そうな男性

新卒採用ならまだしも、中途採用で入社する際や派遣スタッフとして働く場合、パソコンの操作方法について丁寧に教えてもらえることはありません。

ブラインドタッチやショートカットキーはとくに、身についている前提で面接の場で細かく聞かれないことも多いです。

接客メインの仕事からオフィスワークへの転職を考えている方や、未経験で事務職を目指す方はとくに、少しずつでもパソコンを触っておくことをおすすめします。

パソコンスクールなどに通って勉強するという方法もありますが、お金と時間がかかりますよね。

今の時代、パソコンの操作方法はGoogleで調べば山ほど情報が見つかります。

一度身につければあらゆる仕事で役立ちますから、苦手意識のある方は早めに対策を進めましょう。

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